Pengertian, Tugas dan Fungsi HRD Secara Jelas dan Detail
Assalaammualaikum Wr Wb
Dalam postingan kali ini saya akan menjabarkan pengertian dan tugas HRD menurut sumber yang saya dapat dan juga berdasarkan pengalaman saya sendiri.
HRD atau Human Resources Development, adalah bagian atau departemen dari perusahaan yang tugas utamanya mengelola sumber daya manusia di perusahaan.
Mulai dari tugas perencanaan yang sering disebut perencanaan SDM, rekrutmen sering disebut Rekrutmen dan Seleksi,
Pengembangan sering disebut Pelatihan dan Pengembangan, Manajemen Kinerja sering disebut Performance Management, gaji sering disebut Kompensasi dan Benefit dan menumbuhkan hubungan kerja yang sering disebut sebagai Hubungan Industrial.
Arti lain dari HRD Pengembangan Sumber Daya Manusia adalah proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer dan pekerja lainnya untuk dapat menunjang aktivitas organisasi atau perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Bagian atau unit yang biasanya mengurusi sdm adalah departemen sumber daya manusia. Manajemen sumber daya manusia juga dapat diartikan sebagai suatu prosedur yang berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang yang tepat untuk ditempatkan pada posisi yang tepat dan posisi saat organisasi memerlukannya.
Tugas Dan Fungsi Departemen Sumber Daya Manusia
Tugas, Tanggung Jawab dan Peran HRD dalam perusahaan, antara lain:
a
a. Persiapan
Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam hal persiapan, antara faktor internal dan faktor eksternal lainnya. Faktor internal meliputi jumlah kebutuhan dalam persiapan untuk karyawan baru, struktur organisasi, departemen terkait, dan sebagainya.
Sedangkan faktor eksternal dalam hal persiapan termasuk hukum ketenagakerjaan, pangsa kondisi tenaga kerja, dan sebagainya.
Atau kita lebih mengenalnya dengan sebutan MPP (Man Power Plan) hal ini biasanya didiskusikan langsung antara HRD dan User, atau atasan yang berwenang.
Karena terkait dengan budget perushaan dan juga efektivitas kerja di suatu divisi dalam suatu perusahaan.
b. Rekrutmen Tenaga Kerja
Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau karyawan yang dapat memenuhi kebutuhan sumber daya manusia dari organisasi atau perusahaan. Pada tahap ini HRD perlu menganalisis posisi yang ada untuk membuat deskripsi pekerjaan (job description) dan juga spesifikasi pekerjaan (job spesifikasi).
Ini merupakan tahap yang susah-susah gampang, karena logika kita pasti berfikit bahwa pencari kerja itu banyak kan ? tapi pada kenyataannya, ssuuuuusssaaaahhh banget.
Ada aja kendalanya. Pertama, tergantung dari seberapa efektif portal job yang kita cari untuk menyaring kandidat. Saya akan jelaskan portal job apa saja dan seberapa ektifnya portal job tersebut.
Portal job yang kita gunakan berdampak pada seberapa kualitas kandidat yang melamar, dan ini juga berdampak pada kandidat yang akan kita undang.
Karena ada suatu kondisi dimana ada patokan bagi HRD untuk mendatangkan sekian jumlah kandidat dalam satu hari, tapi karena kandidatnya kurang, jadi kita panggil yang kira kira memungkinakan dan sesuai.
Bukan berarti juga memilih seadanya. setidak adanya kandidat saya tidak akan memanggil kandidat yang sepertinya tidak cocok, karena apa ?
Buang waktu, tenanga, dan ongkos si akndidat, kasian ke kadnidatnya. apalagi setelah interview nanti dikira php. Saya akan beri tips melamar pekerjaan pada blog ini juga.
Kedua. ada portal job yang efektif tapi berbayar dilemanya seperti ini, padahal tadinya gratis seperti indeed.
Ketiga, kandidat yang tidak jelas, ini hal yang paling menjengkelkan tapi sudah menjadi makanan sehari-hari bagi rekrutment.
Ada yang tidak lengkap mencantumkan kontak pribadinya, ada yang dihubungi bilang iya tapi tidak datang. ada juga yang tidak dihubungi tapi tiba-tiba datang tanpa perisapan berkas yang diperlukan.
Keempat, deadline mencari kadndiat, kita sebagai HRD puyeng kanddiat ga ada ada, Sementara User sudah ngomel-ngomel minta kandidat, haduuh dikira cari kadndiat gampang.
Kelima, kadang harus memakai cara yang kovensional juga seperti pasang spanduk, umbul-umbul, borsur dll. ada satu tips yang efekti untuk mencari kandidat, yakni referensi dari teman dan juga ikut jobfair yang gratis.
c. Seleksi Tenaga Kerja
Definisi Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses yang dilakukan untuk menemukan pekerjaan yang tepat dari sekian banyak kandidat.
Langkah yang diambil dalam proses seleksi tenaga kerja, adalah melihat resume/ CV, melakukan seleksi awal berdasarkan CV pelamar, memanggil pelamar untuk tes wawancara, tes calon karyawan dengan tes tertulis, proses wawancara / wawancara kerja, dan proses selanjutnya .
d. Pengembangan dan Evaluasi Karyawan
Agar tenaga kerja atau karyawan dapat memberikan kontribusi optimal kepada perusahaan atau organisasi, maka dia harus menguasai tugas pekerjaan dan tanggung jawab.
Proses pengembangan dan evaluasi karyawan dilakukan sebagai pembekalan agar tenaga kerja dapat lebih terkontrol dan ahli di bidangnya, serta meningkatkan kinerja yang ada.
Biasanya menurut pengalaman saya, ada penilaian berdasarkan hasil kerja dan juga penilaian secara tidak formal.
Yang perlu kalian perhatikan adalah attitude, percuma kinerja kalian baik tapi attitude buruk, bisa terlihat juga dari penampilan, cara bicara dan bersikap kepada sesama karyawan atau atasan.
Hati-hati juga jika mau curhat ketemen, kalian harus pastikan dulu temen kalian itu, mempunyai visi dan misi yang sama dengan kalian, jangan sampai senjata makan tuan, kalian diadukan keatasan tentang cerita buruk aklian.
e. Retensi
Retensi atau biar lebih mudah dipahami adalah cara menjaga karyawan agar tidak keluar, karena jika ada karyawan keluar akan sangat mempengaruhi efektifitas kinerja perusahaan.
Bertujuan Untuk menjaga atau meningkatkan kondisi fisik, mental dan loyalitas karyawan, agar mereka tetap mau bekerja sama sampai dengan pensiun tiba dengan program kesejahteraan karyawan.
Menurut pengalaman saya, yang paling susah adalah menjaga karyawan yang ada pada posisi sales/ marketing, karena merka kerja lebih berat, lebih sering dilapangan dan tuntutan target yang tinggi.
Begitupun dengan dirver, karena pekerjaannya diupahi harian, banyak orang yang baru terjun didunia ini akan tidak sanggup dengan tantangan yang ada.
Dilain sisi lain user ga mau tau, yang penting harus dapet kandidat baru lagi karena kinerjanya sudah tertanggu, karyawan jadinya minus, masuk ga ada tapi keluar banyak.
f. Penyediaan Kompensasi dan Perlindungan Karyawan
Kompensasi adalah imbalan atau upah bagi karyawan secara teratur kontribusi organisasi atau perusahaan.
Kompensasi harus tepat dan sesuai dengan kondisi pasar tenaga kerja yang ada di lingkungan eksternal untuk menghindari masalah tenaga kerja atau membahayakan organisasi atau perusahaan.
g. Pengintegrasian,
Pengintegrasian adalah aktivitas untuk mempersatukan kepentingan perusahaan dan kebutuhan karyawan, agar tercipta kerja sama yang serasi, sinergis dan saling menguntungkan.
h. Pengarahan,
Mengarahkan semua karyawan agar bersedia bekerja sama, bekerja efektif serta efisien dalam membantu tercapainya tujuan perusahaan, karyawan dan masyarakat.
i. Pengendalian,
Mengendalikan semua karyawan agar mentaati peraturan-peraturan perusahaan serta bekerja sesuai rencana yang telah ditetapkan perusahaan.
Selanjutnya jika ditengah perjalanan ternyata terdapat penyimpangan atau kesalahan maka harus diadakan tindakan korektif atau perbaikan serta penyempurnaan rencana tersebut.
Kehadiran karyawan, kedisiplinan, perilaku, kerjasama, pelaksanaan pekerjaan dan menjaga situasi lingkungan pekerjaan adalah hal-hal yang harus dikendalikan perusahaan.
j. Kedisiplinan
Bertujuan untuk mencapai tujuan maksimal, kedisiplinan merupakan fungsi HRD yang terpenting, karena tanpa kedisiplinan yang baik akan sulit terwujud tujuan yang maksimal.
Kedisiplinan adalah keinginan dan kesadaran untuk mentaati peraturan-peraturan perusahaan yang berlaku.
k. Pemberhentian
Pemutusan hubungan kerja ini dapat terjadi oleh berbagai sebab, seperti keinginan karyawan, keinginan perusahaan, kontrak kerja berakhir, pensiun dan sebagainya.
Bagian-bagian HRD
Dalam beberapa perusahaan seperti perusahaan outsorcing/ perusahaan yang mempunyai banyak kandidat, HRD dibagi kedalam beberapa fungsi kerja, untuk efektifitas pendelegasian Tugas:
1. Rekrutment, seperti penjelasan yang sudah saya jelaskan diatas, rekrutment bertugas untuk membuat lowongan pekerjaan, menyebar lowongan diportal job, memanggil kandidat, dan mewawancarai kadndiat tersebut.
2. Hr Admin, dari namanya pasti kalisan sudah bisa menebak yakni HR yang berhubungan dengan tugas-tugas administrasi, seperti menyapkann kontrak,
Membuat resume kandidat untuk klien atau user, membantu menghubungi kandidat dan juga merekap data kandiadt yang diundang, datang, dan tidak lolos.
3. Payroll, Hr dengan jabatan ini biasanya berfokus pada tugas menghitung absen, penggajian, pemotongan pajak, pengaktifan rekening dan juga bpjs,
Menyiapkan laporan biaya tenaga kerja. Membuat rekap perubahan status keluarga pegawai untuk menyesuaikan PTKP. Mendata lembur dan cuti pegawai.
4. GA, secara kasat mata GA merupakan bagian yang paling dinamis dan menajdi jamesbond kantor, karena seorang GA harus memiliki beberapa skill, dan harus siap kapan saja ketikda dibutuhkan, tugas GA seperti :
Sebagai perwakilan perusahaan untuk menjalin hubungan baik kepada pihak eksternal seperti pihak Pemda,Pemkab,Kecamatan,Kepolisan,Muspika dan lain-lain.
Memenuhi semua kebutuhan operasional pada internal perusahaan,seperti penyediaan ATK untuk karyawan, pengajuan perawatan kendaraan dan lain-lain. Menjaga,mendata dan merawat seluruh asset perusahaan.
Pengurusan dokumen-dokumen untuk kepentingan internal perusahaan, seperti pegurusan izin perpanjangan kerja karyawan warga negara asing di Imigrasi.
Pengelolaan dan pengawasan aktifitas karyawan cleaning service,office boy, security, driver dan customer service, baik itu in house maupun outsource. Pengelolaan gudang.
5. Trainer, Trainer biasanya juga masuk dalam divisi HR, dari namanya kita semua pasti tau fungsi jabatan yang satu ini, mereka bertugas untuk membuat pelatihan, baik untuk karyawan baru, atau untuk mengupgrade skill karyawan lama.
Tujuan manajemen sumber daya manusia
Setiap organisasi termasuk perusahaan tentunya memiliki suatu tujuan, manajemen sumber daya manusia pun memiliki tujuan. Menurut Cushway (Dalam Edi Sutrisno 2012:7) mengemukakan tujuan manajemen sumber daya manusia sebagai berikut:
1. Memberi pertimbangan manajemen dalam membuat kebijakan sumber daya manusia untuk memastikan bahwa organisasi memiliki pekerja yang bermotivasi dan berkinerja tinggi, pekerja yang selalu siap mengatasi perubahan dan memenuhi kewajiban pekerjaan secara legal.
2. Mengimplementasikan dan menjaga semua kebijakan dan prosedur sumber daya manusia yang memungkinkan organisasi mencapai tujuannya.
3. Membantu dalam pengembangan keseluruhan organisasi dan strategi, khususnya yang berkaitan dengan implikasi sumber daya manusia..
4. Memberi dukungan dan kondisi yang akan membantu manajer lini mencapai tujuan.
5. Menangani berbagai krisis dan situasi sulit dalam hubungan antar pekerja untuk meyakinkan bahwa mereka tidak menghambat organisasi dalam mencapai tujuannya.
6. Menyediakan media komunikasi antara pekerja dan manajemen organisasi.
7. Bertindak sebagai pemelihara standar organisasional dan nilai dalam manajemen sumber daya manusia.
Sadili Samsudin (2010:30) menyatakan ada empat tujuan manajemen sumber daya
manusia adalah:
1. Tujuan Sosial manajemen sumber daya manusia adalah agar organisasi atau perusahaan bertanggung jawab secara sosial dan etis terhadap kebutuhan dan tantangan masyarakat dengan meminimalkan dampak negatifnya.
2. Tujuan Organisasional adalah sasaran formal yang dibuat untuk membantu organisasi mencapai tujuannya.
3. Tujuan Fungsional adalah tujuan untuk mempertahankan kontribusi departemen sumber daya manusia pada tingkat yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
4. Tujuan individual adalah tujuan pribadi dari tiap anggota organisasi atau perusahaan yang hendak di capai melalui aktivitasnya melalui organisasi.
Demikian yang bisa saya sampaikan, mudah mudahan membantu, bisa menjadi gambaran bagi apapun itu kepentingan kalian.
Setelah melihat tugas dan tanggung jawab seorang HRD diatas, tentu kalian perlu menyiapkan bekal untuk menjadi seorang HRD.
Apa saja bekal HRD ? Bisa dilihat pada postingan saya lainnya.
Wassalammualaikum Wr Wb
Referensi
http://library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/2014-2-01553-HM%20Bab2002.pdf
Penelitian Terdahulu
Untuk melakukan penelitian ini, terdapat juga penelitian terdahulu yang juga membahas tentang motivasi karyawan dan kinerja, yaitu:
1
Berdasarkan Nawab, Samina; Bhatti, Komal Khalid; Shafi, Khuram dalam Interdisciplinary Journal Of Contemporary Research In Business I Vol.3, No.3 yang berjudul Effect of Motivation on Employees Performance (2011:1213) “We think that motivation is most Motivasi (X) Kebutuhan fisiologis Kebutuhan rasa aman Kebutuhan sosial Kebutuhan harga diri Kebutuhan aktualisasi diri Kinerja (Y) Jumlah pekerjaan Kualitas pekerjaan Ketepatan waktu Kehadiran Kemampuan kerja sama essential component of an employee overall performance and it has opened a new strategic window for the organization.” Yang artinya kami berpikir bahwa motivasi adalah komponen yang paling penting dari kinerja karyawan secara keseluruhan dan itu telah membuka jendela strategis baru bagi organisasi. “After conducting our study successfully we have concluded that the motivation factor is a very handy and useful tool to enchance the performance of employees.” Yang artinya setelah kami berhasil melakukan penelitian, kami telah menyimpulkan bahwa faktor motivasi adalah alat yang sangat berguna dan bermanfaat untuk meningkatkan kinerja karyawan.
2 Berdasarkan Azar, Maryam; Shafighi, Ali Akbar dalam International Journal of Academic Research in Business and Social Sciences Vol.3, No.9 yang berjudul The Effect of Work Motivation on Employee’s Job Performance, Case Study: Employee of Isfahan Islamic Revolution Housing Foundation (2013:444): “Based on the obtained results, the primary and secondary hypotheses were confirmed, and the effectiveness of each one of the motivational and self-motivational factors on job performance was generally obtained, indicating that the motivation and its factors have considerable effect on job performances of employees in Isfahan’s Islamic Revolution Housing Foundation” Yang artinya berdasarkan hasil yang diperoleh, hipotesis primer dan sekunder dikonfirmasi, dan efektifitas setiap salah satu faktor motivasi dan motivasi diri pada kinerja secara umum diperoleh, menunjukkan bahwa motivasi dan faktor-faktornya memiliki pengaruh yang besar terhadap kinerja karyawan Isfahan’s Islamic Revolution Housing Foundation.
3 Berdasarkan Anyim, Chukwudi Francis dalam International Journal of Business Administration Vol.3, No.1 yang berjudul Motivation and Employees’ Performance In The Public and Private and Private Sector in Nigeria, University of Lagos (2012:38): “In an organization, it may be practically impossible to wor out a perfect solution that will promote job satisfaction and enchance performance at all times. In order to elicit better performance, motivational factors must be accorded high priority and employed properly as an essential ingredient for organizational progress and survival especially in the current day turbulent operating environment. Such factors include adequate remuneration, improved training, effective and free flow of communication, elevation of workers, conductive and healthy working environment amongts others.” Yang artinya dalam suatu organisasi, mungkin hampir mustahil untuk mendapatkan solusi sempurna yang akan mendorong kepuasan kerja dan meningkatkan kinerja setiap saat. Dalam rangka untuk memperoleh kinerja setiap saat. Dalam rangka untuk memperoleh kinerja yang lebih baik, faktor-faktor motivasi harus diberikan prioritas tinggi dan bekerja dengan baik sebagai unsur penting bagi kemajuan organisasi dan kelangsungan hidup terutama di hari saat lingkungan operasi bergejolak. Faktor-faktor tersebut termasuk remunerasi yang memadai, peningkatan pelatihan, efektif dan aliran komunikasi, elevasi pekerja, kondusif dan lingkungan kerja yang sehat terhadap yang lain.
4 Berdasarkan Murti, Harry; Srimulyani, Veronika dalam jurnal Riset Manajemen dan Akutansi yang berjudul Pengaruh Motivasi Terhadap Kinerja Pegawai Dengan Variabel Pemedeasi Kepuasaan Kerja Pada PDAM Kota Madiun Vol.1, No.1, Universitas Katolik Widya Mandala Madiun (2013:10): “Pegawai dalam suatu perusahaan dapat dimotivasi dengan memberikan apa yang menjadi kebutuhan dan keinginannya. Namun pemberian motivasi kerja dapat menjadi sulit karena apa yang dianggap penting bagi seseorang belum tentu penting bagi orang lain. Hasil penelitian ini menemukan bahwa motivasi berpengaruh signifikan terhadap kinerja pegawai.”
5 Berdasarkan Kusuma, Galih; Musadieq, Mochamad; Nurtjahjono, Gunawan dalam jurnal Administrasi Bisnis yang berjudul Pengaruh Motivasi dan Pelatihan Terhadap Kinerja Vol.22, No.1, Universitas Brawijaya (2015:2) “Motivasi Kerja Karyawan mempunyai pengaruh signifikan secara parsial terhadap Kinerja Karyawan, Dengan adanya pemberian Motivasi Kerja Karyawan yang baik dari PT.PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur Area Malang membuat karyawan tergerak untuk bekerja lebih baik. Sesuai dengan hasil analisis data penelitian dapat disimpulkan apabila pemberian motivasi kerja karyawan dan pelatihan kerja karyawan kepada karyawan yang dilakukan dengan baik akan meningkatkan kinerja karyawan dan tentunya akan berdampak baik pada kinerja perusahaan. Dari penelitian tersebut dapat disimpulkan bahwa motivasi kerja karyawan dan pelatihan kerja karyawan merupakan faktor yang penting dalam peningkatan kinerja karyawan.”
